Como criar um departamento jurídico mais eficiente
No passado, os Legal Directos (LD) tinham papéis claramente definidos. Mas agora, com 70% das empresas com uma estratégia de transformação digital implantada ou em andamento, as linhas começam a se confundir. Então, é preciso rever as práticas para que se crie um departamento jurídico eficiente.
À luz desse ambiente de negócios em rápida mudança, os LDs estão sendo solicitados a assumir uma carga de trabalho mais diversificada — além de uma maior quantidade de obrigações. Isso trouxe a necessidade urgente de eficiência e agilidade nos departamentos jurídicos; atendendo aos requisitos de negócios de maneira mais fluida.
Se os departamentos jurídicos não se adaptarem para se tornarem mais ágeis, correm o risco de desacelerar os negócios, colocar a empresa em risco e perder tempo em tarefas que agregam pouco valor.
Para ajudá-lo nessa transição, vamos explorar nesse artigo o que significa ser mais eficiente e como você pode criar um departamento jurídico que seja econômico e eficaz.
O que significa ser mais eficiente?
‘Eficiência’ tem sido uma palavra da moda nos negócios há vários anos. O Google dirá que “eficiência” é quando você é “capaz de se mover com rapidez e facilidade”. E para ser honesta, partindo do pressuposto de que é para alcançar resultados, isso no fundo acerta em cheio.
Para trabalharem com mais facilidade, os departamentos jurídicos eficientes removem o atrito sempre que possível; seja da comunicação interna, durante o ciclo de vida do contrato ou ao gerenciar a carga de trabalho. As tarefas são priorizadas pela urgência e pelo retorno do investimento, e não pela ordem em que chegaram à sua lista de tarefas.
As equipes eficientes assumem que as tarefas levam o tempo que você as der. Portanto, os LDs trabalham em blocos de tempo (por exemplo, sprints de duas semanas) e fazem check-ins regulares com o objetivo de trabalhar de maneira mais inteligente, não mais quando se trata de concluir tarefas.
Para conseguir isso, os departamentos jurídicos se comunicam de maneira eficaz, simplificam os fluxos de trabalho e adotam a tecnologia relevante.
Em resumo, é aceitar desafios maiores, dividi-los em tarefas menores e, em seguida, prioriza-los por seu valor agregado relativo. Fluxos de trabalho e processos eficientes são projetados para liberar outros trabalhos.
O mais importante: adaptabilidade; atendendo às mudanças nos requisitos dos clientes, prioridades de negócios e dinâmica do mercado.
Como criar um departamento jurídico mais ágil?
Criar um departamento jurídico eficiente não acontece da noite para o dia. É um processo gradual que envolve uma mudança de mentalidade, processos e ferramentas. Abaixo, você encontrará sete etapas para iniciar sua jornada:
1. Coloque a equipe a bordo
Se houver um time de mais de duas pessoas no departamento jurídico, certifique-se de que todos entendam o valor do trabalho eficiente, compartilhando recursos relevantes, discutindo exemplos e conversando sobre isso como uma equipe. Se alguém não acreditar na ideia, você fará com que ela entenda seu ponto de vista e escutará o seu. Envolva todas as partes interessadas relevantes nas etapas daqui em diante.
Se você é um advogado interno solo, certifique-se de que você mesmo tenha adquirido um trabalho eficiente. Não há nada pior do que implementar algo só porque você acha que deveria (e isso vai aparecer quando você não conseguir colher os benefícios dessa nova forma de trabalhar).
2. Decida a duração do seu sprint
Sejam períodos de duas semanas ou mensais, escolha um curto período de tempo no qual você pretende concluir as tarefas. No final de cada sprint, você pode reavaliar os projetos e repriorizar a carga de trabalho conforme apropriado.
Você pode querer considerar como outras equipes da empresa trabalham e explorar se você pode trabalhar em sprints semelhantes. Isso não é necessário, mas ajudará na colaboração entre empresas e poderá simplificar alguns fluxos de trabalho.
É importante observar que nem todos os projetos precisam ser concluídos em um sprint — mas para aqueles que levarão mais tempo, tente dividi-lo em marcos e concluir uma ou duas fases a cada sprint.
3. Defina check-ins regulares
A frequência com que você deseja definir um tempo dedicado para reavaliar o progresso e as prioridades provavelmente dependerá do tamanho de sua equipe. Se você é um departamento jurídico de uma pessoa, ainda é importante reservar um tempo para isso, mas você pode achar que uma vez por semana é o suficiente. Equipes um pouco maiores podem considerar um confronto diário.
Independentemente disso, esses check-ins fornecem estrutura no que, de outra forma, poderia ser uma tempestade de mudanças de prioridades. Cada dia uma prioridade. Imagina?
Esses check-ins permitirão que você faça uma mudança radical na estratégia quando necessário e lhe dará permissão para desviar da abordagem original se uma opção melhor se apresentar.
Durante um check-in, você pode cobrir:
- Quais são nossos principais objetivos?
- No que trabalhamos ontem?
- No que estamos trabalhando hoje?
- Existem bloqueadores?
- Em caso afirmativo, como podemos removê-los?
- Poderíamos estar fazendo algo melhor?
4. Concentre-se nos resultados
O trabalho eficiente tem sempre sucesso porque é focado em resultados. Tradicionalmente, muitos departamentos jurídicos podem ficar presos em processos e procedimentos. Em vez disso, os departamentos jurídicos eficientes concentram-se nos resultados, dando-se permissão para descartar planos que não estão funcionando tão bem quanto poderiam e abordar as tarefas de uma maneira melhor.
Ao se concentrar nos resultados, o departamento jurídico pode explorar seu lado mais criativo, resolvendo problemas de maneiras que usam as ferramentas e os recursos disponíveis naquele momento específico.
Para fazer essa mudança, certifique-se de estar sempre pensando no objetivo final (que pode ser compartilhado com as equipes de negócios), em vez de focar apenas no processo que está seguindo no momento. Você precisará normalizar mudando sua abordagem em busca de uma rota melhor para o resultado desejado.
5. Colaboração multifuncional
À medida que um departamento jurídico implementa o trabalho eficiente, você provavelmente terá várias interações até descobrir o que funciona melhor para você. Visto que a eficiência é um ciclo interminável de aprendizado, adaptação e execução, você deve aplicar isso à metodologia ágil.
Além disso, no final das contas, o departamento jurídico existe para atender o negócio. Portanto, é justo que você procure informações fora do departamento jurídico para entender se essa nova maneira de trabalhar está realmente atendendo aos requisitos de negócio da empresa.
Pergunte às equipes de negócios sobre sua experiência de trabalho com seu novo departamento jurídico e entenda se há mais coisas que podem ser melhoradas. Você pode então considerar o feedback e, se for o caso, implementar mudanças.
Aprender. Adaptar. Executar.
6. Implemente a tecnologia certa
Como sabemos, departamentos jurídicos eficientes se adaptam rapidamente. A tecnologia capacita as equipes a agilizar processos e ter maior gestão de riscos, permitindo que avancem no ritmo e se tornem mais estratégicas.
Embora alguns ainda achem intimidante a ideia de tecnologia jurídica, advogados internos prósperos estão adotando a tecnologia, como a Arbitralis, para ajudá-los a reduzir o tempo e o dinheiro gastos em processos e, ao mesmo tempo, agregará valor ao oferecer mais controle e visibilidade sobre os riscos jurídicos e financeiros.
7. Tenha calma
Você não plantaria uma semente e esperaria uma árvore no dia seguinte. O mesmo vale para a criação de um departamento jurídico eficiente.
Tanto os advogados internos individuais quanto as equipes maiores levam tempo para se acostumar com qualquer nova forma de trabalhar. Espere resolver alguns problemas — isso o ajudará a definir seu fluxo de trabalho, entender suas preferências e aceitar o que é realista para suas circunstâncias únicas.
Dê tempo ao seu departamento jurídico para entrar em seu novo ritmo e você começará a colher os benefícios do trabalho ágil.
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