O que é gestão de contratos? Um guia
O gerenciamento de contratos costumava ser uma tarefa manual que não recebia muita atenção. Hoje, está na frente e no centro. Por que? Porque as organizações e as equipes jurídicas agora sabem que o gerenciamento de contratos tem um efeito cascata que atinge os resultados financeiros de uma empresa.
A otimização desse processo de gerir uma pilha de papelada para um sistema on-line simplificado — alimentado por fluxos de trabalho automatizados — leva a uma maior tranquilidade e a maiores lucros.
De acordo com a International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), 80% dos negócios B2B são regidos por contratos. Isso significa que enquanto o cenário global de negócios continua a mudar rapidamente, com novos setores e tendências surgindo o tempo todo, uma coisa permanece onipresente — contratos.
Seja grande ou pequena, toda empresa solidifica a maioria de suas transações e parcerias com um contrato assinado. Pense em todas as idas e vindas que podem ocorrer entre as equipes internas que elaboram qualquer contrato, bem como as partes que o assinam.
Da contratação de funcionários a grandes parcerias comerciais, compras e NDAs — e tudo mais — os contratos estão em toda parte. E há mais letras miúdas do que nunca. Então você sabe que há muito mais acontecendo do que apenas obter essa assinatura. A forma como os contratos são mantidos em todo o ciclo de vida do contrato está passando por uma transformação necessária.
Compreender o que é a gestão de contratos — junto com seus impactos, desafios e futuro — é absolutamente essencial para colocar sua equipe na vanguarda hoje e mantê-la como líder amanhã.
Por que a gestão de contratos é importante?
Em 2021 — à medida que a tecnologia e o trabalho baseado em nuvem avançam — as equipes jurídicas estão percebendo que a modernização das práticas legadas de gerenciamento de contratos leva a enormes benefícios em economia de tempo, maior conformidade e maior ROI.
A crise do COVID-19 apenas aumentou a pressão sobre os departamentos jurídicos que precisam fazer mais com menos — e muito disso remotamente. Com 60% das empresas pesquisadas relatando que a pandemia teve um “impacto moderado a grave em seus contratos”, 85% admitiram a necessidade de melhorar seus atuais sistemas de gerenciamento de contratos (IACCM).
Agora é a hora da digitalização. No entanto, 85% das empresas ainda lidam manualmente com seus contratos (Aberdeen). E isso significa que repensar o gerenciamento de contratos de sua própria equipe implementando um sistema moderno é uma maneira eficaz de se antecipar.
Gestão de contratos 101: O que exatamente é gestão de contratos?
Do aperto de mão à assinatura digital e à assinatura digital, fechar um acordo certamente evoluiu. Mas é simplesmente uma parte do gerenciamento de contratos, que envolve inúmeras etapas e um cronograma mais amplo do que as pessoas costumam pensar.
Simplificando, o gerenciamento de contratos é o processo de gerenciamento abrangente da criação, assinatura e análise contínua de um contrato.
À medida que uma empresa ou equipe jurídica cresce, torna-se necessário implementar uma solução que a proteja jurídica e financeiramente, além de melhorar o desempenho dos funcionários em todas as etapas da gestão de contratos.
Quanto mais contratos houver, maior será o papel que o gerenciamento de contratos desempenha na saúde geral de uma empresa. Em última análise, o gerenciamento eficaz de contratos é um grande benefício para a eficiência, segurança e finanças.
As 5 etapas da gestão de contratos
Aqui estão as etapas tradicionais da gestão de contratos e o que você deve saber em cada uma delas:
1. Criação
Este é o início do processo de gerenciamento de contratos. É a fase em que você e sua equipe começam a esboçar o esboço de um contrato para incluir de forma completa e precisa todas as partes necessárias e aderir a quaisquer regulamentos.
- Os métodos tradicionais geralmente envolvem processamento de texto manual por meio do uso do Microsoft Word e, posteriormente, do Google Docs para montar um novo rascunho por meio de copiar e colar. O corpo geral de um documento mais antigo é replicado, com os detalhes essenciais atualizados para refletir os requisitos do contrato mais recente. Quando as falhas são copiadas e não verificadas durante este estágio fundamental, elas podem ser repetidas e se transformar em problemas maiores no futuro.
2. Negociação
A fase de negociação da gestão de contratos pode envolver muitas rodadas de ida e volta — entre partes internas e externas. É quando você elabora todos os termos e condições, finaliza as cláusulas legais e quando atualiza constantemente as principais informações à medida que as alterações são determinadas.
- Muitas vezes, outros membros da equipe jurídica ou departamentos externos são trazidos para uma revisão completa e controle de qualidade. Com muitas mãos no pote, ter controle de versão e transparência rigorosos — ao mesmo tempo em que mantém o máximo em medidas de segurança — é fundamental para manter tudo em ordem, atualizado e cuidadosamente tratado.
3. Assinatura
Este é o estágio de segurar a respiração do gerenciamento de contratos. Você finalizou toda a cópia e enviou o contrato para obter a(s) assinatura(s) que oficializarão o acordo. Torne esta parte o mais fácil possível para seus signatários, para que você tenha o retorno mais rápido possível.
- Com o trabalho remoto mais comum do que a véspera e arquivos físicos ficando em segundo plano em relação aos arquivos digitais armazenados na nuvem, tornou-se essencial ter ferramentas de assinatura eletrônica para solidificar seus contratos com segurança e rapidez. Pessoas de negócios e agora o público em geral esperam assinaturas digitais indolores.
4. Monitoramento
Só porque você adquiriu as assinaturas necessárias, isso não significa que o trabalho está feito e você pode cancelar o contrato para sempre. Esta é a fase pós-execução, quando ocorre o monitoramento contínuo para garantir que os termos do contrato sejam cumpridos, os pagamentos sejam feitos, os prazos sejam cumpridos e muito mais.
- Esta etapa da gestão de contratos requer muita supervisão para que os principais pontos de ação e prazos não sejam perdidos. O acompanhamento manual deixou os gerentes de contrato lutando para encontrar o que precisam, quando precisam, e as coisas geralmente falham.
5. Renovação
Quando um contrato está em fase de renovação, pode ser um ponto crucial de perda ou ganho adicional para um negócio. Neste ponto, você precisa ter tempo suficiente para revisar como o contrato foi cumprido e, em seguida, modificar quaisquer termos para seu maior benefício antes de renová-lo.
- Infelizmente, as datas de renovação do contrato muitas vezes podem passar despercebidas e isso pode levar a perdas financeiras, vulnerabilidades de conformidade legal e muito mais. Ter um sistema de alerta confiável instalado para que você seja notificado sobre as datas de renovação próximas e tenha tempo para avaliar os termos de um contrato antes de renová-lo é fundamental.
Por que as equipes jurídicas estão repensando sua gestão de contratos?
Enquanto 82% das empresas planejam reduzir o custo de seus departamentos jurídicos (EY), 87% delas observaram um aumento em suas necessidades jurídicas nos últimos cinco anos. Ser capaz de fazer mais com menos é uma obrigação.
Os profissionais jurídicos sabem muito bem quanto do seu tempo é gasto (desperdiçado) na criação de contratos, monitoramento contínuo e acompanhamento. Adicione a isso a dor de cabeça de procurar contratos perdidos — e as finanças perdidas com eles — além de erros envolvendo conformidade legal.
Agora, mais do que nunca, as equipes jurídicas precisam encontrar a melhor maneira de economizar tempo, energia e dinheiro gasto em contratos — mesmo com o aumento da quantidade de contratos.
